ENVOI DES DOCUMENTS DE CLÔTURE ET DES INFORMATIONS FINANCIÈRES PAR LES GESTIONNAIRES - FAQ

1. Contexte général et périmètre

La FAQ rappelle que la circulaire CSSF 19/708 encadre désormais la transmission exclusive en format électronique de certains documents de clôture et d’informations financières, via une infrastructure sécurisée approuvée par la CSSF.

Les entités concernées incluent notamment :

• Les gestionnaires de fonds (SGO) soumis au chapitre 15 de la loi de 2010 (UCITS)

• Les gestionnaires relevant des articles 125-1 ou 125-2 du chapitre 16 de la même loi

• Les sociétés d’investissement sans société de gestion (SIAG)

• Les gestionnaires de fonds alternatifs (AIFM) au titre de la loi de 2013

• Les fonds alternatifs gérés en interne (FIAAG)

Les documents à transmettre figurent à l’annexe II de la circulaire CSSF 18/698. Depuis les exercices comptables se clôturant le 31 décembre 2021 ou après, les modalités de transmission pour certains documents (lettre de recommandations, questionnaire d’auto-évaluation, rapport distinct) sont définies par la circulaire CSSF 21/789.

Enfin, la FAQ précise que les versions papier ne sont plus acceptées par la CSSF.

2. Questions clés abordées

Voici un aperçu des grands thèmes traités dans la FAQ (page 1 à 2 du document) :

1. Documents à soumettre selon l’agrément du gestionnaire (question A.1)

2. Procédures à suivre pour la transmission des documents de clôture (A.2)

3. Formats requis pour la transmission (A.3)

4. Nomenclature et type de document à respecter (A.4)

5. Délais à respecter (A.5)

6. Documents à transmettre trimestriellement ou de manière ad hoc (A.6)

La section B. Informations financières apporte des détails sur :

• Les informations financières à fournir, ainsi que les délais (B.1)

• Les principes généraux à respecter (B.2)

La section C traite des sanctions et mesures administratives en cas de non-conformité.

3. Modes de soumission, formats, nomenclature

Modes de soumission

• Transmission exclusivement électronique (plus de papier), via l’infrastructure recommandée dans la circulaire 19/708 (souvent e-desk ou un outil sécurisé).

Formats et nomenclature

• Chaque document doit respecter un format spécifique et une nomenclature précise, tels qu’indiqués dans l’annexe de la circulaire CSSF 19/708 (également repris dans l’annexe I de la FAQ).

4. Délais de soumission

• Des délais précis à respecter sont définis, selon le type de document (clôture annuelle, documents trimestriels, etc.).

• Ceux-ci sont repris dans la FAQ (A.5) sous forme de délais indicatifs ou impératifs.

5. Informations financières demandées

Types de données à transmettre

• Détails financiers obligatoires, avec des fréquences (annuelle, trimestrielle, ad hoc) et des formats spécifiques.

Principes généraux

• La CSSF insiste sur des exigences de cohérence, de clarté et de complétude lors de la transmission (section B.2).

6. Sanctions et mesures administratives

La FAQ (section C) rappelle que la CSSF peut prendre des mesures administratives ou imposer des sanctions si les documents sont transmis de façon incorrecte, non conforme ou hors délai cssf.lu.